Informativa trattamento dati personali dei potenziali clienti

La presente informativa (l’“Informativa”) viene resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 679/2016 (“GDPR”) in relazione al trattamento dei dati personali dei potenziali clienti di CEPAS S.r.l. (i “Potenziali Clienti”).

1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è CEPAS S.r.l., con sede legale in Via Mario Bianchini 13/15, 00142 Roma (RM); P. IVA 12493241009 (di seguito “CEPAS” o il “Titolare”).

2. Dati raccolti
Il Titolare tratta i Suoi dati personali e recapiti aziendali – raccolti attraverso la compilazione di alcuni form online o cartacei, oppure tramite contatti diretti con la nostra forza commerciale – quali i dati identificativi (come nome, cognome, ragione sociale, P.IVA) e i dati di contatto (come indirizzo e-mail e recapito telefonico) ed eventuali ulteriori informazioni conferite spontaneamente dall’interessato (i “Dati”).

3. Finalità e base giuridica del trattamento
Il Titolare tratta i suoi Dati secondo le seguenti finalità e basi giuridiche:
3.1 Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato
I Dati saranno trattati per creare un contatto e valutare l’opportunità di instaurare un rapporto contrattuale con la società, anche attraverso l’invio di inviti a partecipare ad incontri con il Titolare e/o l’invio di preventivi su richiesta dell’interessato.
Il conferimento dei Dati per la finalità suindicata è necessario in quanto strumentale alla potenziale instaurazione di un rapporto contrattuale con il Titolare. L’eventuale rifiuto, parziale o totale, di conferire i Dati per tali finalità comporterà l’impossibilità, per il Titolare, di valutare l’instaurazione del rapporto contrattuale.
3.2 Adempimento degli obblighi di legge
I Dati potranno essere altresì trattati per consentire al Titolare di adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità.
Il conferimento dei Dati per tale finalità è necessario per dar seguito agli obblighi di legge cui il Titolare è sottoposto.
3.3 Legittimo interesse (tutela giudiziaria)
I Dati saranno trattati per esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio. Tale legittimo interesse è da ritenersi prevalente poiché corrisponde ad un diritto costituzionalmente garantito e, in quanto tale, è socialmente riconosciuto come prevalente rispetto agli interessi del singolo soggetto interessato. Il conferimento dei Dati per tale finalità è necessario per consentire al Titolare la difesa in procedimenti giudiziari e stragiudiziali.
3.4 Legittimo interesse (comunicazioni informative e promozionali)
I Dati saranno trattati al fine di consentire al Titolare di contattare i Potenziali Clienti per l’invio di comunicazioni individuali di carattere informativo e promozionale, sulla base del contatto già instaurato con gli stessi, e inerenti prodotti e/o servizi della medesima tipologia rispetto a quelli richiesti dal Potenziale Cliente, salvo opposizione. La base giuridica di tale trattamento risiede nel legittimo interesse del Titolare a mantenere e rafforzare le relazioni umane e professionali instaurate con i Potenziali Clienti e al fine di instaurare un rapporto contrattuale con gli stessi. Legittimo interesse che non pregiudica i diritti e le libertà dei Potenziali Clienti in quanto trova il suo rispettivo bilanciamento nell’interesse e nella ragionevole aspettativa dei Potenziali Clienti a ricevere informazioni sui prodotti richiesti e sull’attività del Titolare al fine di valutare l’instaurazione del rapporto contrattuale con quest’ultimo.

4. Destinatari dei Dati
I Dati saranno trattati da dipendenti del Titolare laddove necessario per l’espletamento delle attività di cui al paragrafo 3 che precede.
Inoltre, i Dati Personali potranno essere comunicati a terzi laddove necessario per la costituzione, gestione, esecuzione e/o conclusione del rapporto contrattuale con il Titolare. In tal caso, i terzi destinatari dei Dati Personali – titolari autonomi del trattamento o debitamente designati quali responsabili del trattamento – appartengono alle seguenti categorie:
(i) soggetti esterni operanti in qualità di titolari autonomi quali, a titolo esemplificativo, Autorità ed organi di vigilanza e controllo ed in generale a soggetti, anche privati, legittimati a richiedere i dati (come ad esempio consulenti contabili, consulenti legali), Pubbliche Autorità che ne facciano espressa richiesta per finalità amministrative o istituzionali, secondo quanto disposto dalla normativa vigente nazionale ed europea;
(ii) soggetti estranei alla società che forniscono servizi alla società e che sono utili per le sue attività (ad esempio: fornitori di servizi informatici per la gestione di database anche di contatti e di e-mail, provider di servizi digitali e consulenti informatici che rendono assistenza tecnica alla società, uffici che forniscono servizi paghe, istituti formativi, intermediari bancari e finanziari); questi soggetti hanno ricevuto uno specifico incarico come responsabili del trattamento dei dati e i loro nominativi sono disponibili su richiesta al Titolare, utilizzando i recapiti indicati al successivo Paragrafo 7.

5. Periodo di conservazione dei Dati
I Dati trattati per:
(i) l’esecuzione delle misure precontrattuali saranno conservati per 24 mesi dalla raccolta. I Dati potranno essere conservati per un periodo maggiore, laddove venga sottoscritto un contratto con il Titolare: in questo caso, i Dati saranno trattati secondo quanto descritto nell’informativa che verrà fornita al momento dell’instaurazione del rapporto; 
(ii) l’adempimento di obblighi di legge cui è soggetto il Titolare vengono conservati per la durata prevista dalla legge (10 anni per adempimenti amministrativo-contabili);
(iii) il legittimo interesse del Titolare del trattamento, e nello specifico nel caso di contenzioso giudiziale, saranno conservati per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione e per la finalità di invio di comunicazioni commerciali fino alla richiesta di opt-out da parte dell’interessato o per un periodo di 12 mesi dall’ultimo contatto attivo con l’interessato.

6. Trasferimento dei dati in paesi terzi
Il Titolare non effettuerà trasferimenti al di fuori dell’Unione Europea.
Ove ciò dovesse avvenire, il Titolare adotterà garanzie adeguate in conformità alla normativa di legge e regolamentare applicabile in materia di protezione dei dati personali, al fine di assicurare che i suoi Dati siano adeguatamente protetti: in particolare, tali trasferimenti avverranno, in base alle singole casistiche, previa verifica delle clausole contrattuali tipo (Standard Contractual Clauses) approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 46, par. 2, lett. c) e d) del GDPR o delle norme vincolanti per l’impresa di cui all’art. 47 del GDPR o, in assenza, in forza di una delle misure derogatorie di cui all’art.49 del GDPR.

7. I diritti dell’interessato
I Potenziali Clienti, quali interessati (ossia, soggetti a cui si riferiscono i Dati), sono titolari di diritti conferiti dal GDPR. In particolare, ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, gli interessati hanno il diritto di chiedere e ottenere, in qualunque momento, l’accesso ai propri dati personali, informazioni sul trattamento effettuato, la rettifica e/o l’aggiornamento dei dati personali, la cancellazione e la limitazione del trattamento. Inoltre, hanno anche il diritto di opporsi al trattamento e di chiedere la portabilità dei dati (cioè ricevere i dati personali in un formato strutturato di uso comune, leggibile da dispositivi automatici). Infine, gli interessati hanno sempre il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento (ciò, in ogni caso, non pregiudicherà la liceità dei trattamenti effettuati sulla base del consenso reso prima della revoca) e di proporre reclamo ad un’autorità di controllo (in Italia: il Garante per la Protezione dei Dati Personali).

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati in ogni momento, mediante semplice richiesta al Titolare da trasmettere:
•    via posta, all’indirizzo: Via Mario Bianchini 13/15, 00142 Roma (RM);
•    tramite portale GDPR per l'Esercizio dei Diritti dell'Interessato 
•    all’indirizzo e-mail: privacy@it.bureauveritas.com.